こんにちは。

リーラコーエン シンガポールマーケティング担当の野上です。

入社と同じく、退職はキャリアやご自身の大きな節目。

新しい仕事へのキャリアチェンジ、進学を決めた場合、転職を希望する場合など、様々な理由はあれど現職の退職が本当に自らのキャリアにとって良い選択かを慎重に検討した上で決めるものです。

日本では、退職の意思が固まったら早めに直属の上司へ事情を説明し、話し合いが済んだ後に文書として提出する「退職願」、そしてその後人事へ公式に提出する「退職届」の2種類がありますが、海外ではほとんどの場合「Resignation Letter」一つで完結します。

事情がどのような場合でも、プロフェッショナルかつ心のこもったResignation Letterを書くことは、お世話になった現職、そして次のキャリアのスタートにとっても大切です。

そこで今回は、今後も良好な関係を続けるためのプロフェッショナルなResignation Letterを書くためのポイントをご紹介いたします。

【目次】
1.Resignation Letterとは？
2.Resignation Letterを書くときのポイント
3.最後に

1.Resignation Letterとは？

「Resignation Letter」とは、会社を辞める意思を証明する正式な文書です。

退社という人事的なプロセスをシステマチックに行うため、ほとんどの企業で人事方針として提出が定められています。

なお、冒頭で説明した通り日本には「退職願」と「退職届」があります。海外ではそれを「Resignation Letter」と一括りにして呼ぶことが多く、多くの場合で1回の提出となります。

シンガポールでは、雇用法で従業員が退職の意思を持つ場合、企業が退職を妨げることはできません。

また、退職時には個人的な理由を開示する必要も義務付けられていません。

2.Resignation Letterを書くときのポイント

それでは実際に、Resignation Letterを書く時のポイントをご紹介いたします。

2-1.プロフェッショナルでポジティブに

まず、前述のとおりResignation Letterは会社への正式なコミュニケーション手段となります。

このため、文書全体を通してプロフェッショナルかつ前向きなトーンを保つことが重要です。

もしも退職する理由がネガティブな場合でも、会社への不満は書かずに、働く中で得た機会や経験に対する感謝の気持ちを伝えましょう。

会社で過ごした時間の良い面や、学んだ貴重な教訓を強調するようにしましょう。

2-2．退職の意思を明確に伝える

退職の意思は明確かつ率直に伝えましょう。

また、最終出社希望日を明記することもポイントです。

雇用契約や会社の方針によって、通知をしなければならない期間が決まっている場合があるため、Resignation Letterを書く前にはきちんと確認をしておきましょう。

なお、標準的な通知期間は試用期間中の場合は通常2週間、また正社員の場合は1～2カ月の場合が多いようです。

2-3.退職理由について

Resignation Letterには、基本的に退職理由の記載は必須ではありません。

あまりプライベートな内容やネガティブな内容は控え、例えば「一身上の都合」または「新たな機会や自己成長の追求」などといった自身に関する抽象的な表現に留めておくようにしましょう。

2-4.引き継ぎの意思表示

簡単なスケジュール感とともに、後任者、または他のチームメンバーへ円滑な引き継ぎを行うという意思表示を書いておくこともおすすめです。

2-5.感謝の気持ちを伝える

在職中に受けたサポートや機会に対して、丁寧に感謝の気持ちを伝えましょう。

どのような理由で退職をするにしても、同僚や上司を通して貴重な経験や知識を得られたことには変わりありません。

思いやりのある表現で感謝の意思表示をしましょう。

2-6.校正と書式について

しっかりとした文章で、文法的な間違いや打ち間違えなど留意し、適切な書式であることを確認しましょう。

プロフェッショナルなフォントを使い、文章の構成にも気を遣いましょう。

一方で、エッセイのような長文は読み手にとっても負担になります。

簡潔に書くことが大切です。

2-7.直接渡す

リモートワーク等、諸条件はありますが、もしできればResignation Letterは直属の上司やマネージャーに直接会って手渡しをしましょう。

そうすることで、感謝の気持ちや誠意を改めて伝えることができます。

なお、文書には日付を書いておくようにします。

2-8.フォローアップ

Resignation Letterを出した後は、できれば個人的にお世話になった人にはResignation Letterのほかにお礼の手紙やギフトを用意し、改めて感謝の気持ちを伝えるのも良いでしょう。

退職の理由がもしも転職の場合、転職先でクライアントになったり、プロジェクトでまた再会することになったり。

どこでどのような出会いとなるか分かりません。

誠意の意思を表し、今後に繋げる別れにしておくと安心ですね。

3. 最後に

今回は、Resignation Letterを書くときのポイントについて詳しくお届けしました。

抜け目がないResignation Letterの作成は、キャリアの新しいステップへ移行する際に、自身のビジネスパーソンとしての前向きな評判を維持するための重要なステップです。

プロフェッショナル、かつ感謝の気持ちと誠意を込めた文書にすることで、これまでお世話になった会社や同僚への敬意を示し、プロとして立つ鳥跡を濁さずに退職することができます。

また、後任のサポートを申し出たり、Resignation Letterを直接手渡したりすることは、できるだけ良好な関係を保ちながら退職し、未来の人脈へ繋げるための工夫でもあります。

ぜひ実践されてみてくださいね。

本情報がご参考になれば幸いです。

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