こんにちは。

リーラコーエンシンガポール　マーケティング担当の野上です。

早いものであっという間に11月。

大小豊かなクリスマスツリーが続々と街を彩り始めました。

シンガポールでは日本のような年末年始の慌ただしさはむしろ旧正月前に見られ、この12月はホリデーシーズンという色が強いように思いますが、1月を期初としてビジネスを行う企業様も多いかと思います。

また、多くの従業員は自身の有給消化のために休暇の申請をすることが多くなり、マンパワーの調整を行いながら、企業としての生産性を維持しつつ従業員の休暇管理をする必要が出てくる時期でもあります。

そこで今回は、年末の休暇管理における企業と従業員双方の効果的な対策について、いくつかのポイントをお伝えいたします。

【目次】
1.従業員の休暇数と規定を把握する
2.早めの休暇計画と申請の奨励
3.柔軟な勤務形態(FWA)の導入
4.休暇の現金化や繰越オプションの提供
5.明確なコミュニケーションの推奨
6.効率的な休暇管理をサポートするテクノロジーの活用
7.従業員のウェルビーイングの促進
8.最後に

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1. 従業員の休暇数と規定を把握する

まず、従業員の取得できる休暇数、およびその規定を把握しておきましょう。

シンガポールでは、従業員は勤続年数に応じた年次休暇（AL）日数を持っています。

例えば、勤続1年目には7日間、以降毎年1日ずつ増え、8年目以降は最大14日間の年次休暇が与えられます。

このほかにも、企業として従業員の惹き付けや定着を目的として、独自の休暇日数を福利厚生として提供しているケースもあります。

一方で、パートタイム社員や臨時雇用の場合は、勤務時間や勤続期間に基づいて取得可能な休暇日数が設定されていることが一般的です。

こうした規定を従業員に対して明確に伝え、HRシステムで正確に管理することが、誤解やトラブルを防ぐ上で重要です。

適切な休暇管理により、従業員が安心して休暇を取得できる環境を整えましょう。

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2. 早めの休暇計画と申請の奨励

年末の休暇をスムーズに管理するための最も効果的な方法の一つが、従業員に対して早めの休暇計画と申請を促すことだと言えるでしょう。

残りの休暇日数や年内に消化すべき休暇がある場合はその旨をリマインドすることで、それぞれの計画的な休暇取得を促しながら、残されたメンバーでの業務計画やフォローをあらかじめ計画することができます。

また、休暇申請に関する方針を明確にし、年末の休暇申請に対して締め切りを設けることでも、直前の予期せぬ申請が少なくなり、適正に休暇を配分することが可能でしょう。

このような制度の導入により、業務の穴が生じるリスクを抑え、従業員間で公平な休暇取得ができるようになります。

3. 柔軟な勤務形態(FWA)の導入

今年2024年の年末に導入予定の柔軟な勤務形態(Flexible Work Arrangements、通称FWA)。本施策が政府より発表されてからというもの、様々な調査でシンガポールでの需要が急増していることが分かりました。

すでに2022年には従業員の約80%が何らかのFWAを提供されており、年々その需要や従業員による期待も増しているというデータもあります。

年末の多忙な時期において、在宅勤務やフレックスタイムなどのFWAを導入することで、多くの従業員の休暇取得希望に応じやすくなるでしょう。

また、FWAの導入は、従業員のメンタルヘルスにも良い影響を与え、仕事とプライベートのバランスを取るのに役立ちます。

働き方に柔軟性を持たせることで、多くの従業員が休暇の取得をする年末年始のシーズンにおいても、業務の継続性を確保しながら従業員が満足のいく休暇を取得できる環境を整えることができます。

4. 休暇の現金化や繰越オプションの提供

そうは言っても、多くの従業員が同時に一気に休暇を取ることは支障をきたす可能性があります。

例えば、取得できなかった休暇を現金化することや、翌年への繰越を許可するオプションを提供することも一つの手です。

シンガポールの雇用法では、第IV部に基づき、未消化の休暇は次の12か月間に繰越すことが可能ですが、休暇の現金化は法的な義務ではなく、企業の裁量に委ねられています。

自社の休暇制度を見直し、このようなオプションを導入することで、年末年始の繁忙期でも事業の継続性を確保しつつ、従業員にとって魅力的な福利厚生の一環として提供することができます。

 

5. 明確なコミュニケーションの推奨

年末の休暇管理を円滑に進めるためには、企業と従業員の間での明確なコミュニケーションが不可欠です。

休暇申請の締め切りや、繰越せない休暇を持つ従業員へ対応するため休暇承認の優先順位、また休暇取得が難しいブラックアウト期間の有無について、従業員に明確に伝えておくと良いでしょう。

業務の必要性や制約を率直に説明することで、従業員が企業の方針を理解しやすくなり、企業と従業員の双方での信頼関係が築かれやすくなります。

こうしたコミュニケーションにより、従業員が安心して年末休暇を取得できる環境を提供しましょう。

 

6. 効率的な休暇管理をサポートするテクノロジーの活用

このほか、休暇管理を効率化するためクラウドベースのHRシステムなどの技術を活用することもおすすめいたします。

例えば、シンガポールのHR関連業務管理システム「QuickHR」のようなプラットフォームを使用することで、従業員の休暇残数をリアルタイムで確認でき、申請の承認や拒否がスムーズに行えるだけでなく、休暇利用に関する詳細なレポートも作成できます。

このようなシステムの導入は、管理業務の負担を軽減し、ミスの発生も最小限に抑えつつ、休暇に関する細かな業務も解決できるでしょう。

これにより、年末休暇シーズンでも効率的な管理が可能となり、従業員と企業の双方にとって安心できる仕組みを整えることが期待できます。

 

7. 従業員のウェルビーイングの促進

年末の業務は、タスクの締切とのせめぎ合いや休暇の調整などでメンバー・マネージャー双方にとってストレスが増える時期です。

メンタルウェルネスサポートの提供や柔軟な勤務オプション、チームランチなどの施策の導入も検討し、前向きな職場環境を維持することも大切です。

特に年末年始の時期は、日常の業務と休暇調整の両方が重なるため、適切なウェルビーイング対策が重要です。

従業員の健康と満足度を考慮した施策を積極的に取り入れることで、従業員のモチベーションとエンゲージメントの維持も期待できるでしょう。

 

8.最後に

今回は、年末の休暇管理を効果的に行うためのポイントについて、詳しくお伝えしました。

年末の休暇管理を効果的に行うためには、事前の計画、明確なコミュニケーション、そして柔軟な勤務形態を提供するなど、サポート的な職場文化が欠かせません。

すぐにやってくる年末・期末シーズン。

ぜひスムーズに乗り切り、なごやかかつ生産的な職場環境の維持に本記事がご参考になれば幸いです。

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